Werkbon op de bouwplaats wordt vandaag een factuur in e-Boekhouden. En zodra de klant betaalt, ziet je hele team het in Vakplan.
Werk je met e-Boekhouden? Geef dat aan bij je proefperiode- aanvraag — we bouwen de integratie kosteloos en zetten hem aan vóór je live gaat.
De e-Boekhouden-integratie verbindt jouw werkdag in Vakplan (offerte, planning, werkbon, factuur) met de boekhouding in e-Boekhouden. Concreet betekent dat het volgende — en alles gebeurt zonder dat je iets hoeft over te tikken.
Maak je in Vakplan een factuur definitief, dan staat hij direct in e-Boekhouden — met factuurnummer, regels, BTW-codes en grootboekrekening. Werkbon-uren en materialen worden automatisch op de juiste regels gezet. Het werkbon-boekhoudpakket-pad — krabbel op de tablet tot factuur in e-Boekhouden — duurt nog geen halve dag.
Nieuwe klant in Vakplan? Direct als relatie in e-Boekhouden, met BTW-nummer, factuuradres en betalingstermijn. Bestaande e-Boekhouden-relaties haal je in één keer op bij het aanzetten van de koppeling. Wijzig je een adres, dan ziet de andere kant het — geen dubbele relatiekaarten en geen tikfouten in BTW-nummers.
Per factuurregel kies je in Vakplan welke BTW-code (21%, 9%, 0%, BTW verlegd) en welke grootboekrekening (omzet uren, omzet materialen, doorbelaste kosten) gebruikt wordt. Die mapping leg je één keer in met je boekhouder en daarna gebeurt het automatisch. e-Boekhouden krijgt elke factuur al geboekt aangeleverd.
Het sterke punt: zodra een klant betaalt — via overboeking, iDEAL of automatische incasso — ziet je hele team dat in Vakplan. De factuur krijgt status 'betaald' in het project- en klantoverzicht. Geen telefoontjes meer naar de boekhouder. De data komt elke 15 minuten terug uit e-Boekhouden.
In 4 stappen draait de e-Boekhouden-koppeling. Geen developer nodig — je maakt in e-Boekhouden een API-token aan en plakt die in Vakplan, klaar.
Log in op e-Boekhouden, ga naar Beheer → Instellingen → API. Schakel de API in als dat nog niet gebeurd is en maak een nieuwe API-token aan met lees- en schrijfrechten.
Log in op Vakplan, ga naar Instellingen en klik op 'Integraties'. Je ziet daar het e-Boekhouden-blok met een veld voor je API-token.
Plak de gekopieerde API-token in het veld in Vakplan en klik op 'Verbinden'. Vakplan controleert direct of de verbinding werkt en welke administratie eraan hangt.
Map BTW-codes en grootboekrekeningen één keer (bel je boekhouder erbij als je twijfelt). Klik daarna op 'Importeer relaties uit e-Boekhouden' om bestaande relaties op te halen. Klaar — vanaf nu lopen facturen automatisch door.
De e-Boekhouden-koppeling zit standaard bij ZZP, MKB en Groot bedrijf. Geen extra abonnement, geen per-factuur-fee, geen verborgen activeringskosten.
Wel heb je natuurlijk een actief e-Boekhouden-abonnement bij e-Boekhouden zelf nodig. Dat draait gewoon door.
Veel Vakplan-gebruikers met e-Boekhouden draaien aan het begin op maand-export. Dat kan, maar de directe koppeling biedt drie concrete voordelen die je in dat ritme niet hebt.
Maand-export betekent: een CSV samenstellen, kolommen mappen, fouten oplossen, opnieuw importeren. Met de koppeling vertrekt elke factuur direct met de juiste regels en grootboekrekening. Eén bron van waarheid — en je boekhouder hoeft geen vragen meer te stellen.
Met maand-export weet je pas vlak voor de volgende factureerronde of de vorige factuur betaald is. Met de koppeling ziet je hele team — planner, monteur, kantoor — direct of een factuur betaald is. Dat scheelt onnodige herinneringen en gefrustreerde klanten.
Werkbon ingevuld op tablet, akkoord van de klant, factuur in Vakplan, automatisch in e-Boekhouden, mail eruit. Allemaal binnen één werkdag. Met handmatig boekhouden simpelweg onhaalbaar.
Heen-richting: relaties (NAW, BTW-nummer, betalingstermijn), facturen (regels, BTW per regel, grootboekrekening), creditfacturen en factuurnummering. Terug-richting: betaalstatus per factuur, eventuele wijzigingen die je boekhouder in e-Boekhouden doet op relaties of factuurnummers, en relatiekoppelingen. Werkbonregels en uren blijven in Vakplan; alleen de geconsolideerde factuur belandt in e-Boekhouden.
Heen is realtime: maak je in Vakplan een factuur definitief, dan staat hij binnen seconden in e-Boekhouden. Terug (betaalstatus) ververst elke 15 minuten via de e-Boekhouden API. Je kunt ook handmatig een sync triggeren als je niet wilt wachten — bijvoorbeeld vóór je een betaalherinnering verstuurt. Daardoor werk je nooit met verouderde betaalstatus.
Dat is precies de bedoeling. Jij werkt in Vakplan met offertes, planning en werkbonnen; je boekhouder werkt in e-Boekhouden met de boekingen, BTW-aangiftes en jaarrekening. Allebei zien jullie dezelfde facturen, relaties en betaalstatus. Boekhouders zijn er blij mee, want geen aangeleverde Excelletjes meer — de boekingen staan al klaar in e-Boekhouden met de juiste grootboekrekening.
Ja. Heb je meerdere e-Boekhouden-administraties (bijvoorbeeld holding plus werkmaatschappij), dan koppel je per Vakplan-organisatie één e-Boekhouden-administratie. Wil je echt twee administraties vanuit dezelfde Vakplan-omgeving voeden, dan richten we dat als maatwerk in. Neem contact op zodat we de business rules bespreken — welke klant gaat naar welke administratie.
Vakplan zet een gefaalde sync in een wachtrij en probeert het automatisch opnieuw. Je krijgt in het dashboard een melding met de exacte e-Boekhouden-foutmelding (bijvoorbeeld een ontbrekend BTW-nummer of een grootboekrekening die in e-Boekhouden verwijderd is). Je factuur in Vakplan blijft definitief — alleen de doorzending wacht. Onze support helpt mee als de fout niet duidelijk is.
De koppeling draait via de officiële SOAP/REST-API van e-Boekhouden Online. Werk je met de zelf-geïnstalleerde versie of een speciale variant via je accountant, neem dan contact op — we kijken samen of we een aangepaste koppeling kunnen leveren. In de meeste gevallen werkt de standaardkoppeling prima, want bijna alle bedrijven draaien op e-Boekhouden Online.
Geen creditcard. Geef bij aanvraag aan dat je e-Boekhouden gebruikt — we bouwen de koppeling kosteloos en zetten hem aan vóór je live gaat.