Welke gegevens worden uitgewisseld?
Heen-richting: Vakplan-klanten worden Yuki-relaties (NAW, BTW-nummer, e-mailadres, betalingstermijn) en Vakplan-verkoopfacturen worden Yuki-verkoopfacturen (regels, BTW per regel, grootboekrekening, factuurnummer en eventuele creditfactuur). Terug-richting: betaalstatus per factuur (open, deels betaald, betaald, vervallen) en de afgeletterde boekingen die je accountantskantoor in Yuki verwerkt. Werkbon-uren en materiaalregels blijven in Vakplan; alleen de geconsolideerde factuur belandt in Yuki, zodat je accountant geen ruis krijgt.
Hoe vaak synchroniseert het?
Heen is realtime: zodra je een factuur in Vakplan definitief maakt, staat hij binnen seconden in Yuki klaar voor je accountant. Terug-richting (betaalstatus en afgeletterde boekingen) ververst elke 15 minuten via de Yuki-API. Je kunt in Vakplan ook handmatig een sync triggeren als je niet wilt wachten — bijvoorbeeld vlak voordat je een betaalherinnering uitstuurt of vóór een gesprek met je accountant.
Wat als mijn accountantskantoor Yuki ook gebruikt?
Dat is precies de bedoeling van deze integratie. Yuki wordt vooral door accountantskantoren ingezet, dus de kans is groot dat jouw accountant er al in zit. Jij werkt in Vakplan met offertes, planning en werkbonnen; je accountant werkt in Yuki met de boekingen, BTW-aangifte en jaarrekening. Allebei zien jullie dezelfde verkoopfacturen, relaties en betaalstatus. Geen aangeleverde Excel-overzichten meer — de boekingen staan al klaar met de juiste grootboekrekening.
Werkt het met meerdere administraties?
Ja. Heb je meerdere Yuki-administraties (bijvoorbeeld een holding en één of meer werkmaatschappijen), dan koppel je per Vakplan-organisatie één Yuki-administratie. Wil je vanuit dezelfde Vakplan-omgeving meerdere Yuki-administraties voeden, dan richten we dat als maatwerk in: welke klant of welk project hoort bij welke administratie, hoe loopt de factuurnummering en hoe zit de consolidatie eruit. Neem contact op zodat we de business rules bespreken.
Wat als de integratie faalt?
Vakplan zet een gefaalde sync in een wachtrij en probeert het automatisch opnieuw. Je krijgt in het dashboard een melding met de exacte Yuki-foutmelding (bijvoorbeeld een ontbrekend BTW-nummer, een gesloten boekingsperiode of een onbekende grootboekrekening). De factuur in Vakplan blijft definitief — alleen de doorzending naar Yuki wacht tot het probleem opgelost is. Onze support kijkt mee als de fout niet duidelijk is en helpt je accountant erbij betrekken waar nodig.
Kan ik bestaande Yuki-relaties in Vakplan importeren?
Ja, bij het aanzetten van de integratie vragen we of je je bestaande relatiebestand uit Yuki wilt importeren. Vakplan haalt dan klanten op met BTW-nummer, contactgegevens en factuurvoorkeuren. Daarna lopen wijzigingen tweerichtings: nieuwe klanten kun je in beide systemen aanmaken en de andere kant ziet ze automatisch. Dat scheelt dubbele klantenkaarten en typfouten in BTW-nummers.