Werkbon op de bouwplaats wordt vandaag een factuur in Moneybird. En zodra Moneybird ziet dat de klant heeft betaald, ziet je hele team het in Vakplan.
Werk je met Moneybird? Geef dat aan bij je proefperiode- aanvraag — we bouwen de integratie kosteloos en zetten hem aan vóór je live gaat.
De Moneybird-integratie verbindt jouw werk in Vakplan (offerte, planning, werkbon, factuur) met de boekhouding- kant in Moneybird. Concreet betekent dat het volgende — en alles werkt zonder dat je iets hoeft over te tikken.
Maak je in Vakplan een factuur definitief, dan staat hij gelijk in Moneybird met de juiste regels, BTW-codes en grootboekrekening. Werkbon-uren en materialen worden netjes op factuurregels gezet. Het werkbon-boekhoudpakket-pad — van krabbel op de tablet tot factuur in Moneybird — duurt nog geen halve dag.
Nieuwe klant in Vakplan? Direct als contact in Moneybird, met BTW-nummer, factuuradres en betalingstermijn. Bestaande Moneybird-contacten haal je in één keer op. Wijzig je in Vakplan een adres, dan ziet Moneybird dat. En andersom: pas je iets aan in Moneybird, dan krijgt Vakplan de update.
Per factuurregel kies je in Vakplan welke BTW-code (21%, 9%, 0%, BTW verlegd) en welke grootboekrekening (omzet uren, omzet materialen, doorbelaste kosten) gebruikt wordt. Die mapping leg je één keer in met je boekhouder. Daarna gebeurt het automatisch — Moneybird krijgt elke factuur al geboekt aangeleverd.
Het sterke punt van de koppeling: zodra een klant betaalt, of dat nu via overboeking, iDEAL of automatische incasso is, ziet je hele team dat in Vakplan. De factuur krijgt status 'betaald' in het project- en klantoverzicht. Geen telefoontjes naar de boekhouder meer. De data komt elke 15 minuten terug uit Moneybird.
In 4 stappen draait de Moneybird-koppeling. Geen developer nodig — Vakplan regelt de OAuth en de eerste import.
Log in op Vakplan, ga naar Instellingen en klik op 'Integraties'. Je ziet daar het Moneybird-blok met een knop 'Verbind met Moneybird'.
De knop opent het Moneybird-loginscherm. Je logt in met je gewone Moneybird-account en geeft Vakplan toestemming voor lezen en schrijven. Daarna kom je automatisch terug in Vakplan.
Heb je meerdere Moneybird-administraties? Kies de juiste. Vakplan onthoudt de keuze en gebruikt vanaf nu deze administratie voor alle facturen en contacten.
Map BTW-codes en grootboekrekeningen één keer (bel je boekhouder erbij als je twijfelt). Klik daarna op 'Importeer contacten uit Moneybird' om je bestaande contacten op te halen. Klaar — vanaf nu lopen facturen automatisch door.
De Moneybird-koppeling zit standaard bij ZZP, MKB en Groot bedrijf. Geen extra abonnement, geen per-factuur-fee, geen verborgen activeringskosten.
Wel heb je natuurlijk een actief Moneybird-abonnement bij Moneybird zelf nodig — dat draait gewoon door.
Veel Vakplan-gebruikers met Moneybird draaien aan het begin op maand-export: één keer per maand alle facturen in een CSV-bestand naar Moneybird. Drie redenen waarom de directe koppeling beter werkt.
Maand-export betekent: een CSV samenstellen, kolommen mappen, fouten oplossen, opnieuw importeren. Met de koppeling vertrekt elke factuur direct met de juiste regels en grootboekrekening. Eén bron van waarheid en je boekhouder hoeft geen vragen te stellen.
In een maand-export-flow weet je pas vlak voor de volgende factureerronde of de vorige factuur betaald is. Met de koppeling ziet je hele team — planner, monteur, kantoor — direct of een factuur betaald is. Dat scheelt onnodige herinneringen.
Werkbon ingevuld op tablet, akkoord van de klant, factuur in Vakplan, automatisch in Moneybird, mail eruit. Allemaal binnen één werkdag. Met handmatig boekhouden is dit simpelweg onhaalbaar.
Heen-richting: contacten (NAW, BTW-nummer, betalingstermijn), facturen (regels, BTW per regel, grootboekrekening), creditfacturen en factuurnummering. Terug-richting: betaalstatus per factuur (open, deels betaald, betaald), Moneybird-link per factuur en eventuele wijzigingen die je boekhouder in Moneybird doet op contacten of betaalstatus. Werkbonregels en uren blijven in Vakplan; alleen de geconsolideerde factuur belandt in Moneybird.
Heen is realtime: zodra je in Vakplan een factuur definitief maakt, staat die binnen seconden in Moneybird. Terug (betaalstatus) ververst elke 15 minuten via Moneybird-webhooks. Je kunt ook handmatig een sync triggeren — handig vóór je een betaalherinnering verstuurt. Synchroniseren op aanvraag is binnen één klik gedaan, dus je werkt nooit met verouderde betaalstatus.
Dat is precies de bedoeling. Jij werkt in Vakplan met offertes, planning en werkbonnen; je boekhouder werkt in Moneybird met de boekingen, BTW-aangiftes en jaarrekening. Allebei zien jullie dezelfde facturen, contacten en betaalstatus. Boekhouders zijn er blij mee omdat ze niet meer hoeven te wachten op aangeleverde Excelletjes — de boekingen staan al klaar in Moneybird met de juiste grootboekrekening.
Ja. Heb je meerdere Moneybird-administraties (bijvoorbeeld holding plus werkmaatschappij), dan koppel je per Vakplan-organisatie één Moneybird-administratie. Wil je echt twee administraties vanuit dezelfde Vakplan-omgeving voeden, dan richten we dat als maatwerk in. Neem contact op zodat we de business rules bespreken — welke klant gaat naar welke administratie, hoe nummering werkt.
Vakplan zet een gefaalde sync in een wachtrij en probeert het automatisch opnieuw. Je krijgt in het dashboard een melding met de exacte Moneybird-foutmelding, bijvoorbeeld een ontbrekend BTW-nummer of een grootboekrekening die in Moneybird verwijderd is. Je factuur in Vakplan blijft definitief — alleen de doorzending wacht. Onze support helpt mee als de fout niet duidelijk is.
Ja. Heb je in Moneybird automatische incasso (SEPA) ingericht, dan voert Moneybird die zelf uit op de facturen die uit Vakplan komen. De betaalstatus die terug naar Vakplan stroomt houdt rekening met incasso's: zodra de incasso geboekt is, staat de factuur op betaald. Voor klanten die niet incasseren, blijft het gewone betalen via overboeking of iDEAL natuurlijk werken.
Geen creditcard, geen verplichtingen. Geef bij je aanvraag aan dat je Moneybird gebruikt — we bouwen de koppeling kosteloos en zetten hem aan vóór je live gaat.