Welke gegevens worden uitgewisseld?
Heen-richting: debiteuren (NAW, BTW-nummer, e-mailadres, betalingstermijn), Vakplan-facturen worden WeFact-facturen (regels, BTW-codes per regel, factuurnummering), creditfacturen en eventuele abonnement-regels voor terugkerende facturatie. Terug-richting: betaalstatus per factuur (open, deels betaald, betaald, vervallen) en de WeFact-betaallink zodat je klant via iDEAL kan afrekenen. Werkbon-uren en materiaalregels blijven in Vakplan; alleen de geconsolideerde factuur belandt in WeFact.
Hoe vaak synchroniseert het?
Heen-richting is realtime: zodra je een factuur in Vakplan definitief maakt, staat hij binnen seconden als WeFact-factuur klaar — met de juiste BTW-codes en eventueel een iDEAL-betaallink. Terug-richting (betaalstatus) ververst elke 15 minuten via de WeFact-API. Je kunt handmatig een sync triggeren als je niet wilt wachten — handig vlak voor een betaalherinnering of als je net een iDEAL-betaling verwacht.
Wat als ik nog geen volledig boekhoudpakket heb?
Dan ben je in goed gezelschap. WeFact is een factuur-pakket — geen volledige boekhouding — en wordt vaak gebruikt door bedrijven die nog niet de stap naar Yuki, Exact of SnelStart hebben gemaakt. De Vakplan-integratie met WeFact is daarvoor ideaal: je werkbon wordt een nette WeFact-factuur met juiste BTW-codes en iDEAL-link, en je kunt later alsnog overstappen naar een boekhoudpakket zonder gegevens te verliezen. Vakplan kan namelijk parallel een tweede integratie met je toekomstige boekhoudpakket aan, en de overgang verloopt zonder dubbele invoer.
Werkt het met meerdere administraties of bedrijven?
Ja. Heb je meerdere WeFact-omgevingen (bijvoorbeeld een hoofdbedrijf en een nevenactiviteit), dan koppel je per Vakplan-organisatie één WeFact-omgeving. Wil je echt vanuit dezelfde Vakplan-omgeving meerdere WeFact-omgevingen voeden, dan richten we dat als maatwerk in: welke klant of welk project hoort bij welke omgeving en hoe loopt de factuurnummering. Neem contact op zodat we de business rules samen vastleggen.
Wat als de integratie faalt?
Vakplan zet een gefaalde sync in een wachtrij en probeert het automatisch opnieuw. Je krijgt in het dashboard een melding met de exacte WeFact-foutmelding (bijvoorbeeld een ontbrekend BTW-nummer, een onbekende BTW-code of een ongeldige debiteur). Je factuur in Vakplan blijft definitief — alleen de doorzending naar WeFact wacht tot het probleem opgelost is. Onze support kijkt mee als de foutmelding niet duidelijk is.
Kan ik bestaande WeFact-debiteuren in Vakplan importeren?
Ja, bij het aanzetten van de integratie vragen we of je je bestaande debiteurenbestand uit WeFact wilt importeren. Vakplan haalt dan klanten op met BTW-nummer, contactgegevens, betalingstermijn en eventuele abonnement-instellingen. Daarna lopen wijzigingen tweerichtings: nieuwe klanten kun je in beide systemen aanmaken en de andere kant ziet ze automatisch. Dat scheelt dubbele debiteurenkaarten en typfouten in BTW-nummers — handig juist bij groeiende klantbestanden.