Werkbon op de bouwplaats wordt vandaag een verkoopfactuur in Exact. En zodra de klant betaalt, ziet je hele team het in Vakplan.
Werk je met Exact Online? Geef dat aan bij je proefperiode- aanvraag — we bouwen de integratie kosteloos, ook met kostenplaatsen en dimensies, en zetten hem aan vóór je live gaat.
De Exact Online-integratie verbindt jouw werkdag in Vakplan (offerte, planning, werkbon, factuur) met de boekhouding in Exact Online. Concreet betekent dat het volgende — en alles gebeurt zonder dat je iets hoeft over te tikken.
Maak je in Vakplan een factuur definitief, dan staat hij gelijk in Exact als verkoopfactuur — met factuurnummer, regels, BTW-codes, grootboekrekening en eventueel dimensie of kostenplaats. Werkbon-uren en materialen worden automatisch op de juiste regels gezet. Het werkbon-boekhoudpakket-pad — krabbel op de tablet tot factuur in Exact — duurt nog geen halve dag.
Nieuwe klant in Vakplan? Direct als account in Exact, met BTW-nummer, factuuradres, betalingstermijn en eventuele relatiecode. Bestaande Exact-accounts haal je in één keer op bij het aanzetten van de koppeling. Wijzig je een adres in Vakplan? Exact ziet het. En andersom — eindelijk geen dubbele klantenkaarten meer.
Per factuurregel kies je in Vakplan welke BTW-code (21%, 9%, 0%, BTW verlegd, ICT) en welke grootboekrekening gebruikt wordt. Voor grotere organisaties: ook kostenplaats en dimensie kunnen worden meegegeven, zodat Exact direct kan rapporteren per project of regio. Mapping doe je één keer met je controller, daarna gebeurt het automatisch.
Het sterke punt: zodra een klant betaalt — via overboeking, iDEAL, automatische incasso of een ander Exact-incassoflow — ziet je hele team dat in Vakplan. De factuur krijgt status 'betaald' in het project- en klantoverzicht. Geen telefoontjes meer naar de controller. De data komt elke 15 minuten terug uit Exact.
In 5 stappen draait de Exact Online-koppeling. Geen developer nodig — Vakplan regelt de OAuth en de eerste import.
Log in op Vakplan, ga naar Instellingen en klik op 'Integraties'. Je ziet daar het Exact Online-blok met een knop 'Verbind met Exact'.
De knop opent het Exact-loginscherm. Je logt in met je gewone Exact-account en geeft Vakplan toestemming voor lezen en schrijven. Daarna kom je automatisch terug in Vakplan.
Heb je meerdere Exact-administraties? Kies de juiste. Vakplan onthoudt de keuze en gebruikt vanaf nu deze administratie voor alle facturen en accounts van deze organisatie.
Map BTW-codes, grootboekrekeningen en (optioneel) kostenplaatsen of dimensies. Bel je controller erbij als je twijfelt — dit is het moment waarop je de boekingsstructuur vastlegt. Daarna is het automatisch.
Klik op 'Importeer accounts uit Exact' om je bestaande klantenbestand naar Vakplan te halen. Doe je dit niet, dan worden accounts alsnog vanzelf gekoppeld zodra je in Vakplan een factuur naar zo'n klant maakt.
De Exact Online-koppeling zit standaard bij ZZP, MKB en Groot bedrijf. Geen extra abonnement, geen per-factuur-fee, geen verborgen activeringskosten — ook niet als je kostenplaatsen en dimensies meegeeft.
Wel heb je een actief Exact Online-abonnement bij Exact zelf nodig. Dat draait gewoon door, daar verandert niets aan.
Veel organisaties met Exact draaien op Excel-brugbestanden of een wekelijkse handmatige import. Dat kan, maar de directe koppeling biedt drie concrete voordelen.
Excel-bruggen betekenen kolommen mappen, fouten oplossen, opnieuw importeren — en dat per week. Met de koppeling vertrekt elke factuur direct met de juiste grootboekrekening, dimensie en kostenplaats. Eén bron van waarheid en je controller hoeft geen achteraf-boekingen meer te maken.
Met handmatige imports weet je pas vlak voor de volgende factureerronde of een factuur betaald is. Met de koppeling ziet je hele team — planner, monteur, projectleider — direct of een factuur betaald is. Dat scheelt onnodige herinneringen aan goede klanten.
Werkbon ingevuld op tablet, akkoord van de klant, factuur in Vakplan, automatisch in Exact, mail eruit. Allemaal binnen één werkdag. Met handmatig boekhouden simpelweg onhaalbaar — ook al heb je net een Excel-bruggetje gebouwd.
Heen-richting: accounts (NAW, BTW-nummer, betalingstermijn, dochteronderneming), verkoopfacturen (regels, BTW per regel, grootboekrekening, dimensie/kostenplaats), creditfacturen en factuurnummering. Terug-richting: betaalstatus per factuur, accountkoppelingen en wijzigingen die je controller in Exact maakt op accounts of factuurnummers. Werkbonregels en uren blijven in Vakplan; alleen de geconsolideerde factuur belandt in Exact.
Heen is realtime: maak je in Vakplan een factuur definitief, dan staat hij binnen seconden in Exact Online. Terug (betaalstatus) ververst elke 15 minuten via de Exact-API. Je kunt ook handmatig een sync triggeren — handig vóór je een betaalherinnering verstuurt of vóór een management-rapport. Daardoor werk je nooit met verouderde betaalstatus.
Dat is precies de bedoeling. Jij werkt in Vakplan met offertes, planning en werkbonnen; je controller of boekhouder werkt in Exact met de boekingen, BTW-aangiftes, jaarrekening en consolidatie. Allebei zien jullie dezelfde facturen, accounts en betaalstatus. Boekhouders werken er graag mee, want geen aangeleverde Excelletjes meer — de boekingen staan al klaar in Exact met de juiste grootboekrekening, kostenplaats en dimensie.
Ja. Heb je meerdere Exact-administraties (bijvoorbeeld holding plus werkmaatschappijen), dan koppel je per Vakplan-organisatie één Exact-administratie. Wil je echt meerdere administraties vanuit dezelfde Vakplan-omgeving voeden, dan richten we dat als maatwerk in. Neem contact op zodat we de business rules bespreken — welke entity gaat naar welke administratie, hoe nummering werkt en hoe consolidatie eruit ziet.
Vakplan zet een gefaalde sync in een wachtrij en probeert het automatisch opnieuw. Je krijgt in het dashboard een melding met de exacte Exact-foutmelding (bijvoorbeeld een ontbrekend BTW-nummer, een gesloten boekjaar of een grootboekrekening die niet bestaat). Je factuur in Vakplan blijft definitief — alleen de doorzending wacht. Onze support helpt mee als de fout niet duidelijk is.
Ja. Bij de mapping leg je per product/dienst-categorie of per project niet alleen de grootboekrekening vast, maar ook de Exact-dimensie of kostenplaats. Daardoor kan je controller in Exact direct rapporteren per project, per regio of per dienst — zonder achteraf boekingen om te zetten. Belangrijk voor wat grotere organisaties met multi-entity setup.
Geen creditcard. Geef bij aanvraag aan dat je Exact Online gebruikt — we bouwen de koppeling kosteloos en zetten hem aan vóór je live gaat.