Rondes, uren en werkbon op de telefoon van je schoonmaker. Je opdrachtgever ziet dat de ronde gedaan is, jij ziet waar iedereen is.
Werkbeheer voor schoonmaakbedrijven is rondes, rooster en bewijs. Je medewerkers draaien dezelfde locaties op vaste dagen, vaak buiten kantoortijd, en moeten kunnen aantonen dat het werkprogramma gedaan is. Dat betekent inklokken op locatie, werkprogramma afvinkken, foto's bij sanitair en pantry, en bij wijzigingen of ziekmeldingen direct opnieuw plannen. Voor de financiële kant lopen er parallel onderhoudscontracten met vaste maand- of kwartaalbedragen die periodiek gefactureerd moeten worden, plus aparte klusjes voor extra werk.
Vakplan automatiseert beide kanten. De medewerker krijgt zijn rondes op zijn telefoon, klokt in via GPS en vinkt het werkprogramma af terwijl hij door het pand loopt. De zakelijke opdrachtgever ziet in zijn eigen klantomgeving (gratis) dat de ronde gedraaid is, met foto en tijdstempel — geen vraag meer 'is er gisteren schoongemaakt?'. Vaste contracten lopen automatisch als factuur naar je boekhouding, betaalstatus komt terug. Een ziekmelding op maandag wordt twee klikken: vervanger inplannen, push-notificatie, klaar.
Vakplan past bij schoonmaakbedrijven van 5 tot 100 medewerkers met meerdere objecten en een mix van zakelijke contracten en particuliere klanten. Kantoor- en bedrijfsschoonmaak, school- en zorgschoonmaak, vakantiehuis-schoonmaak en specialistische reiniging (na bouw, na brand) gebruiken dezelfde flow. Voor bedrijven die ook glazenwassen of groenonderhoud erbij doen, werkt het in één omgeving.
Vier situaties die we keer op keer terughoren in de schoonmaakbedrijven-sector.
Je schoonmaker werkt 's avonds of 's ochtends vroeg alleen op locatie. Is hij geweest? Hoe lang? Pas na een klacht hoor je het.
Op vrijdag moet de loon klaar, maar je medewerkers vullen hun uren met terugwerkende kracht in. Kloppen ze nog? Geen idee.
'De toiletten waren niet schoon maandag.' Jij hebt geen foto, geen handtekening, geen tijdstempel. Lastig argumenteren.
Ziekmelding, vakantie, extra klus erbij. Je bent elke ochtend anderhalf uur bezig met bellen om de rondes rond te krijgen.
De modules die voor jouw sector het meeste verschil maken, met één zin waarom ze werken in jouw werk.
Je schoonmaker vinkt af wat er gedaan is (sanitair, pantry, prullenbakken) met foto en tijdstempel. De opdrachtgever ziet het in zijn klantomgeving.
Vaste rondes per object, per dag, per medewerker. Wijziging? Iedereen krijgt een push op zijn telefoon.
In- en uitklokken op de locatie zelf. Uren kloppen met werkelijke aanwezigheid, klaar voor je salarisadministratie.
Elk object heeft zijn eigen werkprogramma, contactpersoon en sleutelbeheer. Vervanger weet direct wat hij moet doen.
Vaste contracten per maand, extra klussen apart. Facturen gaan automatisch de deur uit en staan gelijk in je boekhouding.
Contracten, uren, verlof en ziekmelding: alles op één plek, ook voor je flex-medewerkers.
Je factuur staat direct gelijk in je boekhouding. Je ziet in Vakplan wanneer de klant betaald heeft. Geen overtikken, geen verschillen tussen twee systemen.
Gebruik je een ander boekhoudpakket dan wat we standaard ondersteunen? Dan bouwen we de koppeling kosteloos voor je. Zo kun je zonder overstapdrempel beginnen.
Een schoonmaakbedrijf met 22 schoonmakers op 35 locaties, mix van kantoren en scholen.
Elke medewerker ziet 's ochtends zijn rondes op de telefoon. Op locatie klokt hij in, vinkt het werkprogramma af, maakt foto's waar nodig en klokt weer uit. De opdrachtgever krijgt een bevestiging dat de ronde gedraaid is.
Klachten met bewijs onderbouwd, uren die kloppen met werkelijkheid, en je salarisadministratie is op dinsdag al rond.
Geen beloftes in het algemeen — wat verandert er in jouw schoonmaakbedrijven-werk vanaf de dag dat je Vakplan aanzet.
Iedere afgevinkte ronde verschijnt direct in de klantomgeving van de opdrachtgever, met foto en tijdstempel. Geen 'is er gisterenavond schoongemaakt?' meer; de facility manager kijkt zelf.
№ 01 / veranderingIn- en uitklokken op locatie zelf via GPS. Geen donderdagavond-uren meer met terugwerkende kracht. Loonverwerking op dinsdag in plaats van vrijdagavond.
№ 02 / veranderingBij elke ronde foto's met tijdstempel én ondertekend werkprogramma. Krijgt de opdrachtgever een klacht binnen, dan onderbouw je in twee klikken wat er die avond gedaan is.
№ 03 / veranderingVaste maand- of kwartaalbedragen lopen automatisch. Een ochtendwerk per kwartaal handmatig factureren wordt nul uur. Tijd die je terugkrijgt voor planning, klantenwerving en mensen.
№ 04 / veranderingStel je een schoonmaakbedrijf voor met 22 medewerkers en 35 locaties — kantoren, scholen en twee zorginstellingen. Voor Vakplan ging er elke vrijdagochtend 90 minuten in het rondbellen om het rooster van de week erop rond te krijgen, plus drie uur op donderdag voor uren-verwerking.
Facility managers hebben hun bewijs van iedere ronde. Schoonmakers raken geen uren meer kwijt. De salarisadministratie is op dinsdag rond — niet op zaterdag.
Voorbeeld op basis van een typisch schoonmaakbedrijven-bedrijf — geen klantverhaal of citaat.
Korte, concrete antwoorden. Mis je iets? Mail ons op [email protected].
Een ZZP-schoonmaker betaalt € 30 per maand. Voor schoonmaakbedrijven tot 10 medewerkers is het € 79 per maand met alle modules: rondes, inklokken op locatie, werkbon, uren, klantdossiers en boekhoudkoppeling. Boven de tien medewerkers is het op aanvraag. Je probeert het 30 dagen gratis, zonder creditcard en zonder verplichte demo.
Ja. De app draait offline-first als PWA op de telefoon van de schoonmaker. In een kelder zonder bereik, een lift of een afgelegen object kun je gewoon inklokken, een werkprogramma afvinkken en foto's maken. Zodra je weer signaal hebt, synct alles. Je medewerkers raken geen rondes meer kwijt.
Iedere zakelijke opdrachtgever krijgt een eigen klantomgeving (gratis). Daar ziet hij zijn objecten, de geplande rondes, ingeklokte tijden en foto's per ronde. Bij oplevering komt er automatisch een werkbon-PDF in zijn mailbox. Klagen over 'we weten niet of er schoongemaakt is' wordt onmogelijk.
Vakplan koppelt met SnelStart, Moneybird, e-Boekhouden, Exact en AFAS. Vaste maand- en kwartaalcontracten gaan automatisch als factuur door naar je boekhouding; de betaalstatus komt terug in Vakplan. Voor schoonmaakbedrijven met een ander pakket of een eigen ERP bouwen we de koppeling kosteloos. Geen overstapdrempel.
Je hebt binnen een kwartier je eigen subdomein. Objecten, contracten en medewerkers import je via Excel. De templates voor werkprogramma's, vaste rondes en periodieke facturen leveren we mee. Een schoonmaakbedrijf met 22 medewerkers en 35 locaties draait binnen één werkweek volledig op Vakplan.
Ja. Per object leg je het werkprogramma vast: sanitair dagelijks, vloeren wekelijks, ramen maandelijks. De medewerker ziet bij aankomst exact welk programma die dag aan de beurt is en vinkt af. Een vervanger weet zonder uitleg wat hij moet doen — werkprogramma, contactpersoon, sleutelbeheer en huisregels staan op het object.
Per object leg je sleutelnummer, toegangscode, alarm-uitschakelinstructie en parkeer-info vast. Alleen ingeplande medewerkers zien deze gegevens via hun telefoon, en alleen op de dag van de geplande ronde. Bij vertrek van een medewerker uit dienst trek je toegang in twee klikken in. Voor zorginstellingen en scholen die strikte toegangsregels hebben werkt dit beter dan een Excel-bestand op kantoor.
Per medewerker leg je contract-uren, beschikbaarheid en verlof vast. Vakantieaanvragen lopen door Vakplan en je ziet conflicten met geplande rondes. Voor flex-medewerkers stel je beschikbaarheid per week in. Bij een ziekmelding op maandagochtend zie je in twee klikken wie beschikbaar is en welke ronde nog vrij is — push-notificatie naar de vervanger, klaar.
Vaste rondes per dag, push-notificatie bij wijziging.
Inklokken, werkprogramma en foto's voor je opdrachtgever.
GPS-inklok, geen reconstructie achteraf.
Rondes, inklokken op locatie en abonnementen.
Werkbon met foto's en groenprotocol.
Je eigen subdomein, je eigen gegevens, je eigen team. Geen creditcard nodig. Na 30 dagen bespreken we samen welk plan past.