Een werkbon is een document waarop een monteur of vakman vastlegt wat hij bij een klant heeft gedaan: de gewerkte uren, de gebruikte materialen, een korte beschrijving van het werk, eventueel foto's en de handtekening van de klant ter goedkeuring. Vroeger op papier met doorslagen, vandaag op een tablet of telefoon.
De standaard-velden die op vrijwel elke werkbon voorkomen — onafhankelijk van branche of pakket:
Naam, adres, contactpersoon en — vaak — een unieke klantcode.
Wanneer het werk is uitgevoerd. Bij digitale bonnen vaak automatisch ingevuld.
Een korte tekst waarin de monteur uitlegt wat hij heeft gedaan en eventueel waarom.
Per monteur. Bij service-bonnen vaak in tienden van een uur (0,1 = 6 minuten).
Welke onderdelen zijn gebruikt en hoeveel. Bij digitale bonnen aangevinkt uit een voorraad-lijst.
Optioneel. Voor- en na-foto's bij een reparatie, schade-foto's, foto van een keuringssticker. Helpt bij latere discussies.
Bewijs van oplevering. Bij papier op de bon, bij digitaal op het scherm van de tablet of telefoon.
Branche-afhankelijk: certificaatnummer (installateurs), meterstanden (keuringen), tijdvak-tarief (avond/weekend/spoed).
Wordt áchteraf op locatie ingevuld. Bevat gewerkte uren, gebruikte materialen en klanthandtekening. Dient als bewijsstuk en als bron voor de factuur.
Wordt vóóraf op kantoor opgesteld. Bevat de opdracht voor de monteur: klant, adres, type werk, materiaal-lijst, eventuele bijzonderheden. In de bouw vaak een specifiek document.
Wat is een opdrachtbon? →In de praktijk wisselen vakbedrijven beide termen, en in moderne werkbon-software zit beide vaak in één document: de monteur ziet de opdracht én vult het uitgevoerde werk in op dezelfde plek.
Een papieren bonnetjes-blok werkt nog steeds. Het probleem is niet wat erop staat, maar wat er ná de bon gebeurt — overtikken, kwijtraken, vertraging tot factuur. Daarom zijn vakbedrijven massaal overgestapt naar digitaal.
Korte, feitelijke antwoorden zonder verkooppraat.
Een werkbon is een document waarop een monteur of vakman vastlegt wat hij bij een klant heeft gedaan: de gewerkte uren, de gebruikte materialen, een korte beschrijving van het werk, eventuele foto's en de handtekening van de klant ter goedkeuring. Voorheen op papier met doorslagen, vandaag op een tablet of telefoon.
Een opdrachtbon legt vóóraf vast wat er gedaan móet worden (de opdracht aan de monteur). Een werkbon legt áchteraf vast wat er daadwerkelijk gedaan ís (het werk plus uren en materiaal). In de praktijk wisselen vakbedrijven beide termen, en in veel software-pakketten zit beide in één document.
Een werkbon registreert het werk op de werklocatie en wordt door de klant getekend. Een factuur is het betalingsverzoek dat eruit volgt. De werkbon dient als onderbouwing van de factuur — als de klant later klaagt, kun je terugvallen op wat hij heeft ondertekend. Bij digitale werkbon-software wordt een goedgekeurde werkbon vaak automatisch een factuurregel.
Een complete werkbon bevat: klantgegevens (naam, adres, contactpersoon), datum en tijd, een omschrijving van het uitgevoerde werk, de gewerkte uren per monteur, gebruikte materialen en onderdelen, eventuele foto's of opmerkingen, en de handtekening van de klant. Sommige vakken voegen extra velden toe — bijvoorbeeld certificering bij installateurs of meterstanden bij keurinngen.
Service-bon is meestal een specifieke term voor een werkbon bij service-werk (reparatie, onderhoud, storing) in tegenstelling tot project-werk. Bij loodgieters of installateurs gebruiken ze vaak 'service-bon' voor de korte klussen die ze op een dag doen. In de meeste werkbon-software is het hetzelfde document, met andere standaard-velden per type werk.
De klant of zijn vertegenwoordiger op locatie. Bij een particulier is dat de bewoner zelf, bij een bedrijf de medewerker die de klus heeft besteld of de facility manager. Bij digitale werkbonnen tekent de klant op het scherm; bij papier op de papieren versie. Een ondertekende werkbon dient als bewijs van oplevering en wat er is geleverd.
Nee, een werkbon is niet wettelijk verplicht. Wel is hij in de praktijk onmisbaar als bewijsstuk: bij latere klachten, garantie-claims of betaal-disputen toont een ondertekende werkbon aan wat er is geleverd en hoeveel uren er zijn gewerkt. Voor BTW-administratie is wel de factuur verplicht; de werkbon is de onderbouwing daarvan.
Een app waarmee een monteur op tablet of telefoon de werkbon invult in plaats van op papier. De klant tekent op het scherm, foto's worden direct toegevoegd, en de bon stroomt zonder overtikken door naar de facturatie en boekhouding. Moderne werkbon-apps zoals Vakplan werken ook offline op locaties zonder bereik.
Vakplan-werkbonnen werken offline op de bouwplaats, klant tekent op het scherm, factuur staat dezelfde dag in SnelStart, Exact, Moneybird, e-Boekhouden of AFAS.