Een installatiebedrijf draait op twee snelheden tegelijk: service- meldingen die nu binnenkomen en nieuwbouwprojecten die weken doorlopen. Daarbovenop gelden er certificaten per klus — VCA, BEI, F-gassen — die bepalen welke monteur het mag draaien. Een planning voor installateurs moet die drie lagen in één weergave hebben.
Een algemene agenda-app kent het verschil niet tussen een storing van een uur en een nieuwbouwproject van zes weken. Een planning voor installateurs is iets anders. Je hebt service-monteurs die op tijdvakken werken en je hebt project-monteurs die voor weken op één locatie blijven. Beide tegelijk inplannen vraagt om een ander model.
Daarbovenop komen certificaten. Wie mag aan een F-gassen-installatie werken? Wie heeft BEI voor schakelwerk? Wie heeft VCA voor een bouwlocatie? Per klus is dat een filter, niet een nice-to-have. Stuurt iemand zonder het juiste papier? Dan moet de klus terug en heb je een dag verloren.
Vakplan combineert service-tijdvakken en project-fases in één planning. Certificaten filteren automatisch op welke monteur de klus mag draaien. Spoed schuift het service-rooster, niet het nieuwbouw-rooster. Dat is wat een planning voor installateurs anders maakt dan een agenda.
Hoe service en nieuwbouw naast elkaar door dezelfde planning lopen — van binnenkomst tot afmelding aan de klant.
Service-melding via klant of formulier, of een nieuwbouwproject via de werkvoorbereider. Type werk, certificaat-eisen en urgentie staan vanaf het begin op de bon.
Vakplan toont alleen de monteurs met het juiste geldige certificaat (VCA, BEI, F-gassen, gasaansluiting). Geen 'die mag ik niet doen' op locatie en geen terug-rijden.
Service-melding krijgt een tijdvak op de dichtstbijzijnde monteur. Een project-fase wordt voor weken aan een ploeg toegewezen. Beide zichtbaar in dezelfde weergave.
Monteur ziet zijn dag op de telefoon: service-route en project-fase. Bij elke klus opent hij met één tik de werkbon, inclusief de juiste keuringslijst.
Werkbon getekend, klus klaar. Planning markeert hem als afgerond. Eind van de dag een dagrapport: facturatie service-bonnen direct, project-termijn bij fase-oplevering.
Geen toeters en bellen. De dingen die elke dag besparen op telefoontjes, ritten en certificaten-discussies.
Service-tijdvakken voor korte klussen, project-blokken voor weken-werk. Eén weergave, geen aparte tools voor service en nieuwbouw.
Per monteur VCA, BEI, F-gassen, gas-installatie. Per klus alleen de monteurs met geldig certificaat zichtbaar. Vervaldatum-waarschuwing voor je iemand inplant.
Service-klant krijgt automatisch een tijdvak van bijvoorbeeld 10:00–12:00, berekend op basis van de andere klussen op die route. Minder thuisblijven, minder no-shows.
Nieuwe spoedmelding krijgt voorrang op het service-rooster. Project-monteurs op nieuwbouw worden niet onderbroken. De getroffen service-klanten krijgen een nieuw tijdvak.
Eind van de dag overzicht: service afgerond, projecten doorgeschoven, uren gemaakt, openstaande werkbonnen. Direct gekoppeld aan facturatie, zodat de volgende ochtend klaarstaat.
Een fictief installatiebedrijf met 12 monteurs: 7 op service, 4 op nieuwbouw en 1 op spoedservice buiten kantoortijden. Geen echte klant — een illustratie van hoe een dag op planning eruit ziet.
Elf service-meldingen op de planning, gegroepeerd op route en op certificaat. F-gassen-klus alleen toegewezen aan de monteur met geldig F-gassen-certificaat. Vier monteurs gaan naar de nieuwbouw.
Een no-power in een meterkast bij een tandartspraktijk. Spoedmelding gaat naar de dichtstbijzijnde monteur met BEI, schuift zijn 13:00-klus een uur op. De nieuwbouw-ploeg merkt er niets van.
Veertien service-klussen afgerond, één doorgeschoven, fase ruwbouw-elektra opgeleverd. Service-facturen klaar voor verzending, termijn-factuur nieuwbouw klaar voor goedkeuring. Geen telefoonrondje langs ploegen.
Vakplan kent twee planningsmodi naast elkaar: service-meldingen op tijdvakken (kort, dichtstbijzijnde monteur) en project-blokken op fases (weken, vaste ploeg). Je ziet ze in dezelfde weergave, zodat een service-monteur niet tegelijk op nieuwbouw wordt ingepland en je nieuwbouw-monteur niet onverwacht naar een storing wordt gestuurd.
Ja. Per monteur leg je vast welke certificaten hij heeft, met vervaldatum. Wanneer je een klus inplant die F-gassen of BEI vereist, toont Vakplan alleen de monteurs met geldig certificaat. Loopt een certificaat binnenkort af? Dan krijg je een waarschuwing voordat je iemand inplant die het na de klus niet meer mag doen.
Ja. Zodra je een service-melding inplant kiest Vakplan een tijdvak dat past bij de andere klussen op die route. De klant krijgt automatisch een bevestiging via mail of SMS. Geen halve-dag-thuisblijven en geen no-shows omdat de klant precies weet wanneer je komt.
Ja. Spoed-meldingen krijgen voorrang en worden zichtbaar boven aan de planning van de dichtstbijzijnde service-monteur met het juiste certificaat. Hij krijgt een push, de andere klussen schuiven automatisch een uur op en die klanten krijgen een nieuw tijdvak. Nieuwbouw-monteurs worden niet onderbroken.
Ja. Iedere monteur ziet zijn dag op de smartphone: route, klanten, tijdvakken, type werk en de vereiste keuringslijsten. Met één tik opent hij de werkbon van de huidige klus. Project-monteurs op nieuwbouw zien hun fase-planning per week, service-monteurs hun dagindeling.
Ja. Aan het eind van de dag zie je per monteur en per project wat is afgerond, doorgeschoven of in keuring zit. Direct gekoppeld aan de werkbonnen, zodat service-facturatie en termijn-facturatie 's avonds al klaarstaan voor de volgende ochtend.
Terug naar het complete branche-dossier voor installatiebedrijven.
NEN-keuringen, materiaal uit de bus, serienummer per apparaat, handtekening.
Service-uren en project-uren, tarief per tijdstip, salarisexport.
Service-facturen direct, termijn-facturen voor projecten, betaalstatus terug.